Ciasteczka

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na ich wykorzystywanie. Dowiedz się więcej

Cyfrowy obieg dokumentów DocuWare

Zarządzanie dokumentami metodą kaizen

Skuteczne zarządzanie dokumentami wpływa na efektywność pracy całej firmy, co przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale również środków pieniężnych. Świetną metodą na zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na całkowitą eliminację papierowej dokumentacji poprzez zastąpienie jej cyfrowymi odpowiednikami. Dobór i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania DMS to tylko pierwszy krok w procesie transformacji cyfrowej firmy. Równie ważnym jest przygotowanie pracowników do nowego, rewolucyjnego wręcz sposobu pracy. Tu z pomocą przychodzi filozofia biznesowa kaizen.

Czym jest filozofia biznesowa kaizen?

Kaizen to filozofia biznesowa, która oparta jest o tzw. zasadę małych kroków. Jej nazwa pochodzi od dwóch japońskich słów: „kai”, które oznacza „zmianę” oraz „zen”, które oznacza „dobre, lepsze”. Jej podstawę stanowi motto „przykład idzie z góry a siła z dołu”. W praktyce metoda zarządzania kaizen skupia się przede wszystkim na pracownikach, którzy z racji wykonywanych obowiązków najlepiej wiedzą jak uczynić swoją pracę bardziej efektywną. W przedsiębiorstwie zarządzanym zgodnie z zasadami filozfii kaizen kadra menadżerska jest blisko tzw. „gemba”, które w wolnym tłumaczeniu z języka japońskiego oznacza miejsce, w którym bezpośrednio odbywa się dany proces, jak np. hala produkcyjna czy biuro.

5 zasad zarządzania firmą metodą kaizen

Aby metoda zarządzania kaizen odniosła oczekiwane efekty, niezbędne jest trzymanie się 5 zasad:

  • Selekcja (jap. seiri) – usunięcie ze stanowiska pracy i jego otoczenia zbędnych rzeczy, które mogą odwracać uwagę od wykonywanych obowiązków
  • Systematyka (jap. seiton) – porządkowanie rzeczy pozostawionych w miejscu pracy w oparciu o zasadę „właściwa rzecz, we właściwym czasie i we właściwym miejscu”
  • Sprzątanie (jap. seiso) – utrzymanie miejsca pracy w czystości
  • Standaryzacja (jap. seiketsu) – wprowadzenie komunikatywnych i łatwych do zrozumienia procedur i instrukcji
  • Samodyscyplina (jap. shitsuke) – utrzymanie samodyscypliny przez stosowanie się do wszystkich obowiązujących regulaminów i standardów

Jak zoptymalizować procesy zachodzące w firmie poprzez zastosowanie koncepcji kaizen?

Podstawową zasadą zarządzania metodą kaizen w biznesie jest włączenie całej kadry w proces doskonalenia. Pracownicy powinni zaangażować się w analizę zachodzących procesów i zasad postępowania, co pozwala na odnalezienie i wyeliminowanie błędów, które występują w procesach zachodzących w firmie. Takie rozwiązanie nie tylko pozwala na szybką reakcję w przypadku problemów w miejscu pracy, ale również angażuje szeregowych pracowników w proces zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki tzw. metodzie małych kroków, wprowadzane zmiany nie są zauważalne od razu i są niemal niezauważalne przez członków organizacji.

Zarządzanie metodą kaizen w 10 punktach

  1. Problemy stwarzają możliwościkażda sytuacja może stać się bodźcem do opracowania korzystniejszych rozwiązań
  2. Pytaj 5 razy „Dlaczego”
    – aby poznać meritum problemu należy dokładnie przeanalizować powstanie danej trudności i zastanowić się nad najlepszym rozwiązaniem danej sytuacji.
  3.  Bierz pomysły od wszystkich
    Pomyły należy czerpać od wszystkich pracowników firmy np. sekretarka/asystentka zarządu będzie dużo lepiej znać problemy w jej miejscu pracy niż np. księgowa czy dyrektor finansowy (oni będą znać tylko część problemów).
  4. Myśl nad zmianami możliwymi do wdrożenia
    – Poszukiwane rozwiązania powinny być możliwe najprostsze, ponieważ właśnie to pozwoli szybciej wprowadzić zmianę. Wybrany sposób powinien być możliwe szybki do zrealizowania.
  5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy
    – To co jest dobrym rozwiązaniem teraz, niekoniecznie będzie dobre za kilka miesięcy. Świat ciągle się zmienia, zmieniają się potrzeby i oczekiwania. Dlatego też aby zarządzać skutecznie trzeba obserwować zmieniające się warunki i ciągle szukać lepszych metod zarządzania.
  6. Wymówki że czegoś się nie da zrobić są zbędne
    – Nie przyjmuj do wiadomości, że czegoś nie da się zrobić. Zmiany są nieuniknione. Obawy przed nieznanym są nieuniknione. Musimy nauczyć się wprowadzać zmiany i traktować je jako nieodłączny element pracy.
  7. Wybieraj proste rozwiązania zamiast czekać na idealne
    – Nie istnieje jeden uniwersalny sposób na rozwiązanie wszystkich problemów. Każda organizacja jest inna i sposób w jaki funkcjonuje jest inny. Proste rozwiązania są dla organizacji tańsze do wprowadzenia i przyjęcia przez większą ilość osób.
  8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy
    – W wielu przypadkach wystarczy przemodelowanie danej sytuacji aby uzyskać zwiększenie wydajności a w konsekwencji uzyskać zysk dla organizacji np. mając stworzony workfow obiegu dokumentu czasem wystarczy zmienić 1-2 elementy procesu aby zyskać kilka minut!
  9. Pomyłki koryguj na bieżąco
    – Błędy są wszędzie i zawsze będą. Istotne jest to aby dostrzec jak najszybciej błędy wprowadzonej koncepcji i je wyeliminować ponieważ 1 błąd może pociągnąć za sobą łańcuch nieoczekiwanych zdarzeń.
  10. Ulepszenie nie ma końca
    – Koncepcja Kaizen dotyczy wprowadzania wielu małych zmian rozłożonych w czasie. Należy ciągle szukać możliwości udoskonalania tych samych rzeczy, ponieważ ze względu na zmieniające się otoczenie zmiana nigdy nie ma końca.

Filozofia kaizen a elektroniczny obieg dokumentów

Mimo że filozofia biznesowa kaizen kojarzy się głównie z zarządzaniem produkcją, to jej elastyczność sprawia, że z powodzeniem może być ona stosowana w przypadku pracy nad dokumentami. Elektroniczny obieg dokumentów związany jest z oprogramowaniem klasy DMS, które, mówiąc w dużym skrócie, tworzy cyfrowe wersje papierowych dokumentów w celu ułatwienia ich archiwizacji oraz organizacji pracy nad nimi. Trzon oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów stanowi mechanizm workflow, dzięki któremu wprowadzone dane trafiają do odpowiednich osób wraz z uwzględnieniem etapu ich akceptacji.

Najpopularniejsze funkcje programów do elektronicznego obiegu dokumentów

Wśród najpopularniejszych funkcji oprogramowania klasy DMS należy wymienić:

  • OCR – oparte o sztuczną inteligencje narzędzie, które służy do cyfryzacji danych zawartych na papierowych dokumentach
  • Workflow – mechanizm pozwalający na tworzenie przepływu zadań
  • Repozytorium i archiwum dokumentów
  • Elektroniczna kancelaria
  • Katalog spraw klienta
    Umów darmową prezentację

    Cyfrowy obieg dokumentów – korzyści

    Wiele organizacji obawia się wprowadzenia metody elektronicznego zarządzania dokumentów ze strachu przed reakcją pracowników: działu administracji, księgowości, finansów, zarządu itd.
    Nieznane zawsze powodowało, że ludzie nie chcieli wprowadzania zmian. Rewolucje przemysłowe pokazały wielokrotnie, że zmiany mogą powodować wielkie niezadowolenie wśród pracowników. Ludzie obawiają się m.in. tego że sobie nie poradzą, że nie będą umieć obsługiwać nowego programu, że wprowadzana innowacja spowoduje redukcję etatów. Zmiana jednak nie musi oznaczać zwolnień. Korzyści z wprowadzenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów mogą dotyczyć nie tylko samego przedsiębiorstwa, ale również osób biorących udział w poszczególnych procesach.

    Na co pozwala oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów?

    • Rejestracja dokumentów (pism, faktur, umów
    • wyszukiwaniem dokumentów
    • Dekretacja dokumentów
    • Śledzenie dokumentów
    • Archiwizacja dokumentów
    • Zarządzanie teczkami pracownika
    • Skrócenie czasu pracy administracyjnej

    Jak działa elektroniczny obieg dokumentów

    Wdrożony w odpowiedni sposób system cyfrowego obiegu dokumentów uczy organizację systematycznego wprowadzania zmian związanych z obiegiem dokumentów. Organizacje najczęściej wprowadzają w swojej organizacji rejestrację oraz obieg faktur kosztowych oraz elektroniczne archiwum. Drugim często wykorzystywanym wariantem jest wprowadzenie eKancelarii i systematyczne podpinanie kolejnych procedur obiegów dokumentów.

    Czym jest ekancelaria?

    Sekretariat/kancelaria firmy jest miejscem w którym przyjmowane są wszystkie dokumenty. Wchodząc do firmy każdy z nas w pierwszej kolejności wita się z Panią z recepcji. To ona przyjmuje kuriera, rejestruje dokumenty, informuje o tym, że jest pismo/przesyłka, prosi o wpis do księgi gości itd. W związku z powyższym to właśnie sekreratriat, jako miejsce w którym dokument rozpoczyna swój obieg, powinien być pierwszym stanowiskiem wyposażonym w oprogramowanie klasy DMS.

    Cyfrowy obieg dokumentów w sekretariacie

    Wdrożenie ekancelarii w sekretariacie organizacji to jedno z najprostszych rozwiązań związanych z budową sprawnego cyfrowego obiegu dokumentów. Wiele firm wykorzystuje wciąż tradycyjne, papierowe dzienniki lub arkusze MS Excel. eKancelaria jest ich o wiele bardziej efektywnym odzwierciedleniem. Rozwiązanie pozwala nie tylko na rejestrację dokumentów, ale również jego natychmiastową rezerwację oraz wprowadzenie go do odpowiednio ustawionego obiegu, który może być różny w zależności od rodzaju dokumentu (np. pisma, faktury, umowy). Narzędzie oparte jest o system OCR, który zczytuje dane z wprowadzonego w dowolnym formacie dokumentu i tworzy jego cyfrową wersję. Ciekawą funkcjonalnością jest elektroniczny dziennik, który pozwala na rejestrację nie tylko papierowej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, ale również ważnych dla organizacji maili. Rozbudowana wyszukiwarka pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnego w danej chwili dokumentu nie tylko po jego rodzaju czy dacie zarejestrowania lub ważności, ale również po zawartej w nim treści. Funkcja ta skraca żmudny czas wyszukania niezbędnej informacji dosłownie do kilku sekund.

    Elektroniczny obieg faktur oraz pism

    Stworzenie wydajnej ekancelarii to pierwszy etap w wydajnym obiegu dokumentów. Kolejnym z etapów jest elektroniczna dekretacja, która eliminuje żmudne przenoszenie dokumentów z biurka na kolejne, należące do innego pracownika. Z pomocą przychodzi narzędzie workflow, które pozwala na stworzenie całej drogi przez którą ma przejść dokument.

    Czym jest lean management 5S?

    Skuteczne i zgodne z potrzebami firmy wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów spełnia 5 zasad koncepcji zarządzania lean management 5S:

    • Sortowanie
    • Systematyka
    • Sprzątanie
    • Standaryzacja
    • Samodyscyplina

Dowiedz się więcej na temat cyfrowego obiegu dokumentów

    Skontaktuj się z nami

    Masz pytania? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!

    Przejdź do kontaktu