DocuWare: biuro bez papieru | DPS Software Biznes
Ciasteczka

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na ich wykorzystywanie. Dowiedz się więcej

Cyfrowy obieg dokumentów DocuWare

Postanowienie noworoczne: biuro bez papieru z DocuWare

Okres przednoworoczny to czas dokonywania analiz, snucia planów oraz deklarowania postanowień, zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej. Jak wraz z nowym rokiem usprawnić organizację pracy w swoim przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy branżę, w której funkcjonuje? Z odpowiedzią przychodzi innowacyjne oprogramowanie do obiegu dokumentów DocuWare oraz idea biura bez papieru, która wraz z zastosowaniem narzędzia może być zrealizowana w pełni już w 90 dni.

Czym jest digitalizacja oraz cyfryzacja?

Digitalizacja organizacji pracy to coraz częściej spotykane na polskim rynku zjawisko. Zazwyczaj kojarzy się ono nam z dużymi przedsiębiorstwami, które wdrażają w swoich organizacjach skomplikowane, wymagające kilkudniowego wdrożenia systemy ERP. Tak naprawdę, cyfryzacja to proces, który towarzyszy naszemu życiu na każdym kroku. Czy Twoja firma korzysta z poczty elektronicznej? To z pozoru proste i powszechne narzędzie to pierwszy krok w kierunku pełnej cyfryzacji. Wyobrażasz sobie prowadzenie komunikacji zewnętrznej bez popularnego e-maila? Spacery na pocztę, nawet kilkudniowe oczekiwanie na dostarczenie wiadomości , a następnie jeszcze dłuższy czas oczekiwania na otrzymanie informacji zwrotnej? Do tego ponoszone koszty oraz sytuacje losowe, jak np. zaginięcie korespondencji podczas drogi, którą musi fizycznie pokonać.

DocuWare - czym jest digitalizacja oraz cyfryzacja?

Czym jest cyfrowy obieg dokumentów?

Co by było gdyby z Twojej firmy wyeliminować nie tylko papierową korespondencję, ale również wszelkie dokumenty, które przechowujesz w formie papierowej? Według badań przeprowadzonych przez IDC, problemy związane z nieskutecznym zarządzaniem dokumentacją papierową powodują aż 21% spadek wydajności całej organizacji. Automatyzacja obiegu dokumentów sprawia, że potrzebna w danej chwili treść jest dostępna poprzez wykonanie właściwie kilku kliknięć, a kierowanie niezbędnej dokumentacji do odpowiednich działów zabiera nam dosłownie kilka sekund z cennego czasu pracy. Cyfryzacja nie wpływa tylko na wewnętrzną wydajność firmy ale również na relacje z klientami. Biuro bez papieru to przede wszystkim szybkość, sprawność i elastyczność działania, która pozwala nam odpowiedzieć w błyskawicznym tempie na każde zapytanie klienta, bez potrzeby przerzucania kilogramów papieru, w celu dotarcia do potrzebnych informacji.

<DocuWare - biuro bez papieru
Jakie korzyści, poza niepodważalnie pozytywnym wpływem na produktywność Twojej firmy, niesie ze sobą dokumentacja cyfrowa? Przede wszystkim oszczędność, która nie dotyczy wyłącznie wydatków ponoszonych z racji inwestycji w kolejne ryzy papieru i tonery do drukarki. Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare jest w pełni kompatybilne z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo, co w praktyce oznacza brak ryzyka poniesienia kary lub utraty dochodów z racji brakującej dokumentacji.

Oszczędzaj z DocuWare
Kolejną z korzyści, która związana jest z wyborem cyfrowego obiegu dokumentów, jest pozytywny wpływ na środowisko. Zrezygnowanie z drukowania, wysyłania i przechowywania papieru wpływa na zmniejszeniu śladu węglowego. Koniec przechowywania dokumentacji w formie papierowej to również porządek. Brak sterty dokumentów na biurku, półkach. czy w szufladach oraz brak urządzeń do drukowania na każdym kroku w siedzibie Twojej firmy uczynią miejsce pracy o wiele bardziej przyjaznym i estetycznym.

DocuWare - przyjazne miejsce pracy
 

Biuro bez papieru w 90 dni z DocuWare

Podsumowując, cyfrowy obieg dokumentów gwarantuje efektywną pracę, lepsze relacje z klientami, oszczędność, ekologię oraz porządek. Z oprogramowaniem DocuWare, całkowite wyeliminowanie dokumentów w formie papierowej w Twoim biurze zajmie tylko 90 dni. Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia, kluczowe jest skupienie się na trzech aspektach, tj. importowaniu, przepływie pracy oraz archiwizacji i wyszukiwaniu.

Importowanie dokumentów w DocuWare

Import papierowych dokumentów do cyfrowej formy to jedno z kluczowych wyzwań, jakie stawia przed nami proces digitalizacji biura. Z oprogramowaniem DocuWare w prosty sposób nie tylko dokonasz importu zawartości segregatorów na Twoim biurku, ale również nadasz im wartości indeksowe, które opiszą cel i treść dokumentu, ułatwiając przy tym jego wyszukiwanie w systemie. Cały proces oparty jest o inteligentne, wyposażone w funkcję uczenia się oprogramowanie. Technologia pozwala na zapamiętanie struktury każdego wprowadzanego dokumentu oraz korekty indeksowania, jakie wprowadza w nim użytkownik. Dzięki temu rozwiązaniu, dosłownie z każdym jednym zaimportowanym dokumentem zwiększa się prędkość, dokładność i niezawodność oprogramowania DocuWare.

Importowanie dokumentów w DocuWare
 

Przepływ pracy w DocuWare – funkcje

Funkcja przepływu pracy w oprogramowaniu DocuWare pozwala na całkowitą cyfryzację obiegu dokumentów w organizacji.. W praktyce oznacza to, że każdy pracownik odpowiedzialny za wykonanie danego zadania ma wgląd do niezbędnej dokumentacji w systemie elektronicznym. Menedżerowie zyskują pełnię kontroli nad obowiązkami, które zostały powierzone zespołowi, mając wgląd do tego co zostało już zrobione, a co pozostało do zrobienia. Oprogramowanie wyposażono w system akceptacji wprowadzanych zmian, co pozwala na utrzymanie pełnej kontroli nad prowadzoną dokumentacją.

DocuWare - przepływ pracy

DocuWare – archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów

Skuteczny import, odpowiednie indeksowanie oraz prawidłowa organizacja przepływu pracy to klucz do sukcesu prostej archiwizacji dokumentów oraz łatwej możliwości ich wyszukania w dowolnej chwili. Silne zabezpieczenia oraz tworzenie kopii zapasowych to gwarancja uzyskania informacji nie tylko w przypadku nieplanowanej awarii sprzętu, ale również podczas prób niechcianego dostępu do archiwum. Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare spełnia wymogi wszelkich przepisów dotyczących prywatności, jak np. RODO czy HIPAA.

DocuWare - archiwum i wyszukiwanie

Skontaktuj się z nami

Masz pytania? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!

Przejdź do kontaktu