Obieg dokumentów w firmie produkcyjnej | DPS Software Biznes
Ciasteczka

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na ich wykorzystywanie. Dowiedz się więcej

Cyfrowy obieg dokumentów DocuWare

Obieg dokumentów w firmie produkcyjnej

Zgubione faktury, zamówienia, zbyt długi proces decyzyjny, niepełne dane – takie czynniki są w stanie zdezorganizować pracę każdego przedsiębiorstwa. Aby skutecznie im zapobiegać, warto wdrożyć narzędzie do obiegu dokumentów, np. poprzez dedykowane rozwiązanie współpracujące z używanym system ERP.

Obieg dokumentów w firmie produkcyjnej – dlaczego jest ważny?

Firmy produkcyjne to najczęściej przedsiębiorstwa o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, gdzie zasadniczym elementem staje się skuteczna współpraca między poszczególnymi działami. Tutaj właśnie obieg dokumentacji stanowi kluczową rolę, dzięki której firma bez przeszkód dąży do założonych celów.

Sformalizowany obieg dokumentacji zapewnia przede wszystkim porządek w wewnętrznych procesach firmowych, zwłaszcza tych odpowiedzialnych za planowanie oraz ciągłość produkcji. Dzięki skutecznie wdrożonym narzędziom informatycznym możliwe staje się zarządzanie krążącą między poszczególnymi działami dokumentacją z uwzględnieniem wszystkich wymaganych procedur. W ten sposób unikamy wprowadzania chaosu i bałaganu, który mógłby spowodować m.in. błędy na produkcji, opóźnienia w płatnościach oraz wiele innych sytuacji niekorzystnie wpływających na działania firmowe.

Dobrze zaplanowany obieg dokumentów w firmie produkcyjnej – jakie problemy rozwiązuje?

Sformalizowany obieg dokumentów w przedsiębiorstwie pomaga uniknąć wielu negatywnych sytuacji biznesowych. Dzięki jego wdrożeniu w strukturę firmy otrzymujemy możliwość ochrony przed poważnymi problemami, m.in.:

Zagubione faktury

Prawidłowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie sprawia, że znika problem zagubionych faktur (np. podczas ich akceptacji na różnych szczeblach decyzyjnych), tym samym wszystkie zamówienia jesteśmy w stanie opłacić o czasie i nie tracimy z powodu opóźnień przysługujących nam rabatów.

Zagubione dokumenty

Pełna wymiana dokumentów między poszczególnymi działami w firmie sprawia, że żadne zamówienie nie zostanie przypadkowo zagubione, dzięki czemu mamy możliwość m.in. lepszego planowania produkcji, logistyki magazynowej i wywiązywania się z ustalonych terminów, czy też kontrolę nad dokumentami księgowymi, korektami oraz wezwaniami do zapłaty. Narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów pozwoli nam również sprawdzić, na jakim etapie dany dokument się znajduje oraz kto obecnie odpowiada za jego akceptację. to pozwala na bieżąco kontrolować miejsca, w których dana procedura mogła zostać zablokowana.

Jak wdrożyć skuteczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej?

Jednym z podstawowych narzędzi wykorzystywanych w firmach produkcyjnych na całym świecie są systemy ERP. Skrót ten oznacza Enterprise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) i odnosi się do rozwiązania informatycznego zapewniającego centralną bazę danych wszelkich dokumentów wykorzystywanych wewnątrz oraz na zewnątrz firmy.

Dzięki modułom dedykowanym konkretnym działom, ich pracownicy mogą mieć dostęp m.in. do danych księgowych, zamówień, stanów magazynowych, a także akt osobowych pracowników. Jednakże chcąc skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów, system ERP wykorzystywany w firmie warto zintegrować z rozwiązaniem dedykowanym właśnie temu zagadnieniu. Jednym z ciekawszych narzędzi jest DocuWare, którego dystrybutorem w Polsce jest firma DPS Software.

Cyfrowy obieg dokumentów w branży produkcyjnej

Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare idealnie sprawdzi się w firmach o charakterze produkcyjnym i produkcyjno-handlowym. Prawidłowo zorganizowana praca nad dokumentami oraz ich odpowiednia archiwizacja zapewniają nie tylko lepszą efektywność procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, ale również oszczędność środków.

Obieg dokumentów w firmie produkcyjnej – obejrzyj darmowy webinar

Integracja DocuWare z systemem ERP

DocuWare to system stworzony z myślą o planowaniu i organizowaniu procesu wymiany dokumentów wewnątrz struktury przedsiębiorstwa. Wyposażony został w szereg opcji umożliwiających budowanie odpowiednich procesów oraz kontrolę nad przepływem kluczowych informacji. Jako narzędzie informatyczne,

Korzyści integracji systemu ERP z DocuWare

DocuWare przy współpracy z systemem ERP umożliwia pełną cyfryzację dokumentacji firmowej, automatyzację powtarzalnych działań, a także opcję wiadomości e-mail przypominających konkretnym użytkownikom o czekających na nich zadaniach. DocuWare automatyzuje również proces wprowadzania faktur do systemu ERP poprzez samodzielne ich sczytanie, a następnie uzupełnienie odpowiednich pól w bazie danych.

Poznaj integrację DocuWare z dowolnym systemem ERP

Integracja Symfonia ERP z DocuWare

Jak przygotować firmę do wdrożenia DocuWare?

Każdorazowo DPS Software skutecznie i z namysłem przygotowuje się do implementacji DocuWare u swoich Klientów. Wprowadzenie narzędzia DocuWare można podzielić na następujące etapy:

  • Stworzenie zespołu projektowego
  • Analiza procesu
  • Zaprojektowanie rozwiązania
  • Wdrożenie rozwiązania
  • Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników
  • Wprowadzenie planu w życie

Ile trwa wdrożenie DocuWare?

Czas wprowadzenia systemu do firmy jest różny i zależy od wielu czynników. Przykładowo, jeśli chcemy skonfigurować rozwiązanie dla HR, to implementacja systemu dla firmy może potrwać tylko 3 dni. W przypadku kiedy projekt wymaga dedykowanych rozwiązań, przygotowanie wdrożenia DocuWare może potrwać od 8 do 15 dni.  Co ciekawe, zaledwie 90 dni wystarczy na to, aby całkowicie pozbyć się papieru z organizacji.

Biuro bez papieru w 90 dni – pobierz darmowy e-book

Cyfrowy obieg dokumentów – oszczędność

Jakie dokładnie korzyści niesie ze sobą wdrożenie w firmie oprogramowania DocuWare? Dzięki temu narzędziu m.in. skrócisz czas rejestracji dokumentów, nawet o 95%! A dzięki dostępowi z każdego urządzenia i miejsca do dokumentów, czas zatwierdzania spadnie o 70-80%.

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie produkcyjnej – korzyści

Wdrożenie DocuWare w strukturę firmy produkcyjnej sprawia, że cała dokumentacja, wymieniana pomiędzy poszczególnymi działami, ulega uporządkowaniu. Otrzymujemy więc system, dzięki któremu unikamy ryzyka zagubienia ważnych dokumentów, opóźnień na produkcji czy też w wykonywanych płatnościach. A to przekłada się na skuteczniejsze dążenie do wytyczonych strategicznie celów biznesowych.

    DocuWare - umów prezentację

    Skontaktuj się z nami

    Masz pytania? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!

    Przejdź do kontaktu